Zum GesEntw zur Änderung der Vorschriften über die Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und die allgemeine Beeidigung von Gerichtsdolmetschern

Die Neue Richter*innenvereinigung (NRV) teilt die dem Referentenentwurf zugrundeliegende Einschätzung, dass eine Verschiebung der bisher geltenden Frist (31.12.2025) alternativlos ist – auch wenn diese Einschätzung auf abweichenden Problemanalysen beruhen dürfte (1.).

Die beabsichtigte Form dieser Verlängerung, nämlich diese Frist – abgesehen vom Zwang, in Papier eingehende Strafverfahren digitalisieren zu müssen – als Regelfall beizubehalten und den Ländern lediglich die Möglichkeit eines Opt-outs einzuräumen, ist nach Auffassung der NRV weder erforderlich noch geeignet, um das angestrebte Ziel zu erreichen, die Justiz in absehbarer Zeit flächendeckend auf eine elektronische Aktenführung umzustellen (2.).

Die NRV plädiert dafür, den Entwicklungsverbünden eine angemessene Zeit einzuräumen, um sich mit den Grenzen zu befassen, die dem eingeschlagenen Weg innewohnen, die in Papier geführten Akten in eine digitale Form zu überführen, und die sich mit diesem Ansatz nicht adäquat lösen lassen werden (3.).

Die NRV weist darauf hin, dass der Zeitbedarf für eine normkonforme Umsetzung der Umstellung der Justiz auf die elektronische Aktenführung in allen Ländern noch erheblich ist. Denn die technische Umstellung erfolgte oft unter Vorbehalten oder gar gegen die Voten der Justizbeschäftigten, die zu Recht die Beachtung anderer bundesgesetzlicher Anforderungen wie insbesondere in Bezug auf Software-Ergonomie und Barrierefreiheit einfordern (4.).

Die NRV ist der Meinung, dass es dem Bund in der gegenwärtigen Phase der Umsetzung darum gehen sollte, nacheinander auf die flächendeckende Umstellung auf die elektronische Aktenführung einzelner Rechtsgebiete hinzuwirken (5.).

Dabei ist vor allem zu beachten, dass eine Umstellung der Justiz nur dann reibungsfrei erfolgen kann, wenn sämtliche andere Institutionen ihre Akten ebenfalls elektronisch führen und wenn gewährleistet ist, dass Schnittstellen zu ihrer Übermittlung eingerichtet sind. Die erforderliche Standardisierung wird weiterer normativer Vorgaben bedürfen (6.).

Die NRV fordert daher über die überfällige Bilanzierung der Zielerreichung hinaus gesetzliche Vorgaben für eine permanente Evaluierung (7.).

Dabei ist notwendig über den Tellerrand der bloßen Umstellung der Aktenführung hinauszublicken. Im Kontext mit der vorgesehenen neuerlichen Verschiebung verbindlicher bundeseinheitlicher Anforderungen an Dolmetscherleistungen durch Zertifizierung sollte beispielsweise zeitnah zertifizierte Software für einfache Übersetzungsleistungen schriftlicher Texte zur Verfügung stehen (8.).

1. Problemanalyse

Das Erfordernis der Verschiebung verweist nach Auffassung der NRV auf zwei bzw. drei strukturelle Probleme: (a) Der ohnehin oft kritisierte Ansatz, die Papierakte mehr oder weniger isomorph als elektronische Akte abbilden zu wollen, stößt an einigen Stellen an Grenzen, die sich als kaum lösbare Aufgaben darstellen, wie etwa eine permanent erweiterbare Insolvenztabelle oder die interaktive Bearbeitung von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen. (b) Die Umstellung von Papier auf digitale Speichermedien ist nur als ein umfassender Prozess sinnvoll, der überall möglichst parallel vollzogen wird. Medienbrüche lassen sich nur verhindern, wenn möglichst alle aktenführenden Stellen diese Umstellung vornehmen. Dies gilt auch für den Justizbetrieb selbst. Die Struktur weist den Ländern jeweils eine individuelle Verantwortlichkeit für die Umsetzung zu. Das so erzeugte Konkurrenz-Setting motiviert viele, möglichst schnell fertig zu werden, auch wenn dies oft zu Lasten Dritter wie insbesondere den eigenen Beschäftigten geht. Dieses Setting ist nicht geeignet, Sorge dafür zu tragen, dass alle ankommen. Insbesondere Zielvorgaben, die zu erreichen bei nüchterner Betrachtung illusorisch sind, dürften eher demotivierend wirken und nicht den gewünschten Effekt haben. (c) Eine bedeutende Herausforderung besteht für alle Beteiligten darin, all diejenigen Institutionen zu einer Umstellung ihrer Aktenführung zu bewegen, mit denen Justiz notwendig zusammenarbeiten muss. Diese Aufgabe ist oft schwieriger als zunächst erwartet. Bezeichnend ist insoweit, dass der Bund selbst es nicht geschafft hat, die Aktenführung der Bundespolizei rechtzeitig umzustellen, weshalb die Ausnahme der Aktenführung der Strafjustiz wesentlich mit eigenen Versäumnissen des Bundes zusammenhängt.

2. Erforderliche und geeignete Maßnahmen

Eine Aufrechterhaltung des undifferenziert-flächendeckenden Drucks auf eine möglichst zügige Umsetzung ist weder erforderlich, um die weitere Einführung abzusichern, noch ist sie geeignet, an den Stellen nach geeigneten Lösungen zu suchen, wo sich erst jetzt die Probleme klar genug formulieren lassen, um die Entwicklung von Lösungen in Angriff zu nehmen, die problemadäquat sind. Undifferenzierter Druck zwingt in Umgehungslösungen, die in jeder Hinsicht Ressourcen vergeuden werden.

Es ist daher eine Auseinandersetzung mit den jeweiligen Herausforderungen in einer Tiefe erforderlich, die die schlanke Begründung des Entwurfes nicht ansatzweise erkennen lässt. Dabei ist zur berücksichtigen, dass die Entwicklung der nächsten Generation der elektronischen Aktenführung ins Auge gefasst werden muss. Die Entwicklung von Problemlösungen stellt sich insofern als Vorarbeit auf diese künftigen Entwicklungsaufgaben dar. Soweit an einigen Stellen die Beibehaltung von Medienbrüche mit vertretbarem Aufwand möglich ist, sollte der Investition in die Entwicklung zukunftsfähiger Lösungen der Vorrang vor Umgehungslösungen gegeben werden.

3. Sichtbare Grenzen der Softwarearchitektur

Soweit ersichtlich, treten in allen Entwicklungsverbünden Probleme dort auf, wo die Aktenstruktur zwingend komplexer ist als die chronologische Ablage von Dokumenten, die eigens für das gerichtliche Verfahren erzeugt werden, eine Konstellation, wie sie dem Zivilverfahren eigen ist, und wie sie den aktuellen Entwicklungen als Muster zugrunde lag.  Eine Softwarearchitektur der nächsten Generation wird von höheren Anforderungen auszugehen haben.

Es ist daher in jeder Hinsicht vernünftig, den Erledigungsdruck dort herauszunehmen, wo in kurzer Zeit ersichtlich nur schlechte Umgehungslösungen gefunden werden können, aber keine problemadäquaten Lösungsansätze. Als Beispiel mag der Umgang mit Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen dienen, die nicht für die häufig erforderliche Kommunikation zwischen Gericht und Antragstellern ausgelegt sind und eine Bearbeitung daher nur unter Nutzung von Workarounds und einem immensen Zeitaufwand zulässt, oder die Behandlung der Insolvenztabelle, die der Not gehorchend ungeachtet gesetzlicher Vorgaben häufig in Papier weitergeführt wird.

Umgehungslösungen erweisen sich regelmäßig als schädlich. Sie stellen ein dauerndes Ärgernis dar, das die Nutzer demotiviert. Und sie heben das Erfordernis einer ordentlichen Lösung auf. Umgehungslösungen zu fordern und zu fördern, wäre kurzsichtig.

4. Was umgesetzt wurde – und was nicht

Der unausgesprochene Anlass für die jetzt erforderliche Fristverlängerung ist der teilweise stark defizitäre Einführungsstand in einigen wenigen Ländern. Eine solche Sicht auf die Dinge täuscht jedoch in oft mehrfacher Hinsicht über den Stand hinweg, der mit der bisweilen gegen begründete Widerstände der Personalvertretungen durchgesetzten Einführung der elektronischen Akte tatsächlich erreicht ist. Nahezu überall wurden Fragen der Software-Ergonomie zugunsten der dem Zeitdruck geschuldeten beschleunigten Entwicklung von Software zurückgestellt. Beurteilungen der Software-Ergonomie fallen dementsprechend schlecht aus. Ähnliches gilt für die Beachtung der Anforderungen an Barrierefreiheit. Die Konzentration darauf, ein – irgendwie – arbeitsfähiges Produkt einzuführen, ließ die Beachtung anderer gesetzlicher Anforderungen in den Hintergrund treten.

Offene Baustellen von Relevanz lassen sich ausmachen bei der bisweilen zu beobachtenden Vernachlässigung der IT-Infrastruktur, bei der Analyse und Behebung von Performance-Problemen, die nahezu überall auftreten und die nicht nur auf die Akzeptanz durch die Nutzer verheerende Auswirkungen haben kann, sondern auch auf den Personalbedarf, und nicht zuletzt bei den Prämissen, die den Risikobetrachtungen der Sicherheitskonzepte zugrunde gelegen haben.

5. Ein differenziertes Konzept

Anstatt eine pauschale Verlängerung für alle Gerichtsbarkeiten vorzusehen, sollte der Gesetzgeber bereits auf Bundesebene eine Priorisierung vornehmen, die einerseits an den auftretenden Medienbrüchen orientiert ist, die sich mit der Umstellung vermeiden lassen, und andererseits an etwaigen Schwierigkeiten, die mit der Umsetzung verbunden sind. Diese Bewertung wiederum sollte in Konsultation mit den Ländern erfolgen, die von der Fristsetzung betroffen sind. Dabei sollten die Personalvertretungen eingebunden werden.

Ob eine Erlaubnis, eine Führung hybrider Akten zuzulassen, überall erforderlich ist, erscheint fraglich (etwa § 46e Abs.1 ArbGG, wobei der Verweis in § 46a Abs.1 ArbGG überfällig ist). Sinnvoll ist eine solche Option überall dort, wo es langlaufende Verfahren gibt, wie dies beispielsweise bisweilen in der Straf- und Maßregelvollstreckung vorkommen kann. Die Möglichkeit, dies zu erleichtern (z.B. § 110a StPO) ist daher begrüßenswert.

6. Standardisierte Schnittstellen

Der mit der Umstellung einer Querschnittsfunktion wie der Rechtsprechung verbundene Aufwand an Standardisierung wurde, soweit ersichtlich, bisweilen unterschätzt. Hier war – und ist – oft der Gesetzgeber selbst gefordert, die Voraussetzungen für eine nicht nur medienbruchfreie, sondern auch hinreichend strukturierte und barrierefreie Übernahmemöglichkeit von Daten zu sorgen.

Für die Geschwindigkeit der Umstellung der Aktenführung in der Justiz sollte daher auch beachtet werden, dass die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung auch in öffentlichen Verwaltungen noch nicht überall erfolgt ist. Und bezogen auf sonstige Datenbestände gilt es ohnehin zu beachten, dass diese unterschiedlich geführt werden und dies auch auf absehbare Zeit noch so bleiben wird.

7. Evaluierung als Daueraufgabe

Der Gesetzgeber wäre gut beraten, anders als dies die Begründung nahelegt, die Umstellung selbst nicht als Projekt zu behandeln, das zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen ist, sondern in Bezug auf etwaige Ausnahmen (Beispiel VS-Sachen mit der um 10 Jahre aufgeschobenen Fristsetzung) und in Hinblick auf sich wandelnde Anforderungen die Umsetzung als eine dauerhafte Aufgabe anzusehen, die gegebenenfalls der Korrektur bedarf und daher auch nach der Einführung in der Zuständigkeit des Bundes regelmäßig evaluiert werden sollte.

8. Qualitativ hochwertige und unbedenkliche Übersetzungsleistungen

Anlässlich der befremdlich wirkenden Verknüpfung der Verschiebung der Einführung der elektronischen Akte in der Justiz mit der erneuten Verlängerung der Übergangsfrist zur verbindlichen Geltung der bundeseinheitlichen Zertifizierung allgemein beeidigter Dolmetscher soll auf Folgendes hingewiesen werden:

Mit der Zunahme an Möglichkeiten, Übersetzungsprogramme in Anspruch zu nehmen, wächst die Forderung nach einer entsprechenden Arbeitshilfe auch in der Justiz. Dieses Angebot sollte der Bund zur Verfügung stellen und pflegen. Ein flexibler Umgang mit fremdsprachigen Dokumenten gehört zu den sich wandelnden Anforderungen sowohl an die eigene Arbeitsgeschwindigkeit als auch an die Kontrollobliegenheit in Bezug auf vorgelegte Übersetzungen. Voraussetzung sind zertifizierte Programme, die sinnvollerweise bundeseinheitlich erstellt und gehostet und gepflegt werden. Zu dieser Pflege sollte es gehören, die verwendete Software regelmäßig dadurch Qualitätsprüfungen zu unterziehen, dass zertifizierte Dolmetscher Übersetzungen vornehmen, die dann zur Verbesserung der eingesetzten Software herangezogen werden können.

31. Juli 2025

Ansprechpartner für diese Stellungnahme:

Ruben Franzen, Richter am Amtsgericht Eilenburg
ruben.franzen@ageb.justiz.sachsen.de